Il governo dei progetti del sistema informativo della fiscalità al Dipartimento delle Finanze

Le attività relative al Progetto di coaching e assistenza per lo sviluppo del sistema dei processi e delle strutture afferenti alle funzioni operative della Direzione Sistema Informativo della Fiscalità del Dipartimento delle Finanze, sono state in particolare dirette all'analisi e riprogettazione del Processo Monitoraggio del portafoglio progetti.

Il progetto svoltosi nel corso del 2010, è stato preceduto da un laboratorio di formazione, a cui hanno partecipato tutti i professional della Direzione, il quale si è articolato sui seguenti temi : project management, gestione portafoglio progetti informatici, pianificazione strategica a piano dell'informatica.
Per la conduzione del progetto (G. Arena, E. Nunziata) sono state utilizzate le metodiche del coaching con l'intendimento di produrre due risultati :

- la crescita manageriale di alcuni dirigenti che possano rappresentare la leva di governo delle articolazioni funzionali della Direzione.
- la strutturazione delle regole operative e del sistema delle responsabilità che devono sottendere al funzionamento dei suoi principali processi istituzionali.
L'articolazione dell'intervento di Coaching individuale ha seguito i seguenti passi:
• analisi della situazione presente (analisi del ruolo, delle competenze funzionali caratterizzanti l'area di responsabilità dirigenziale, l'area di intervento/processo entro la quale si vuole orientare il processo di progettazione operativa , ecc.)
• definizione chiara di un obiettivo, specifico e/o misurabile, sulla base di una diagnosi condivisa (le specifiche del progetto di intervento, gli impegni da prendere)
• ricerca e identificazione della strategia da adottare per la gestione del progetto di intervento (risorse, commitment, task, gruppi di lavoro e grado di cooperazione interfunzionale)
• definizione di uno specifico piano d'azione (tempi, modalità, strumenti, metodi, in cui il coach sostiene e affianca il coachee nella gestione del progetto di innovazione, e di consolidamento del cambiamento)
• valutazione finale dei risultati ottenuti (fra coach e coachee e poi con la Direzione committente)

Le attività progettuali sono state distinte in due fasi principali :analisi organizzativa, riprogettazione del modello.
L'analisi organizzativa è stata indirizzata alla verifica della situazione organizzativa esistente (AS IS).
In particolare sono state sviluppate attività di individuazione dei modelli organizzativi (strutture, processi, ruoli, competenze, etc.) relativi alle aree di lavoro collegate al progetto; verifica delle criticità esistenti; formalizzazione delle linee guida per la riprogettazione
La riprogettazione del modello è stata diretta alla definizione delle soluzioni organizzative e informative legate alle linee guida individuate per la riprogettazione (TO BE).

Per ciascuna area organizzativa esaminata sono state definite le iniziative intraprese o da intraprendere, in relazione alla definizione delle soluzioni specifiche collegate alle linee guida per la riprogettazione e le ipotesi di soluzione definite in sede di Gruppo di lavoro oltre agli eventuali output nei quali tali soluzioni sono state o saranno formalizzate. In particolare sono state sviluppate:
• elaborazione dei nuovi modelli relativi a
o modello di struttura

o modello delle risorse
o modello dei processi
o modello informativo-informatico
• definizione di un modello metodologico di monitoraggio
• sviluppo delle ipotesi di modifica delle attività oggi svolte
A conclusione del progetto è stato redatto un documento complessivo di sintesi delle risultanze della analisi e riprogettazione, al quale sono stati allegati gli specifici documento prodotti per lo sviluppo di ciascun modello elaborato. Sono sati presentati in sede Gruppo di lavoro e discussi con il Direttore della Direzione Sistema Informativo della Fiscalità i risultati prodotti dal progetto e i successivi sviluppi legati alla implementazione operativa delle soluzioni organizzative e informative definite.